成为电子表格专家的26个Excel技巧

假设您不仅要更改单元格中的包装，还要更改整个外观—字体、颜色等等。你想把它应用到很多很多其他的细胞上。诀窍在于格式刷工具，在Home选项卡上，看起来像一个油漆刷。

选择你喜欢的销售，点击图标，然后单击另一个单元格来绘制格式——它们将在外观上匹配，而不是在内容上。想要应用到多个标签?双击画笔图标，然后单击多个单元格。

在电子表格单元格中输入可能会令人沮丧，因为你输入的文本默认是永远继续下去，而不会换回新的一行。你可以改变这一点。通过键入创建新行Alt + Enter(仅按Enter键就可以离开单元格)。或者，单击文本换行选项在屏幕顶部的Home选项卡下，这意味着所有文本都在单元格的边缘换行。调整行/列的大小，文本将重新换行以适应。

如果有多个单元格的文本溢出，请在单击“文本换行”之前全部选中。或者，在输入所有单元格之前选择它们，然后单击“换行文本”。然后无论你输入什么，将来都将自动换行。

这是显而易见的，但却很容易被忽视。你开始输入一系列重复的东西，比如日期(1/1/20,1/2/20,1/3/20，等等)，你知道这将是漫长的一天。相反，开始这个系列，并将屏幕上的光标移动到最后一个单元格的右下角——填充句柄。当它变成一个加号(+)，点击并向下拖动以选择所有需要填写的单元格。它们会神奇地用你开始的模式填满。它也可以在一列上，或者在一行上向左或向右。

甚至更好-你可以自动填充没有太多的模式。同样，选择一个或多个单元格，移动到填充句柄，右键单击并拖动。你会看到一个选项菜单。首先输入的数据越多，“填充系列”选项在创建自动填充选项时效果越好。看看这个微软教程(在新窗口打开)．

Flash Fill将根据它在第一列中看到的数据模式智能地填充一列(如果顶部行是唯一的标题行，它会有所帮助)。例如，如果第一列是所有格式化为“2125034111”的电话号码，并且您希望它们看起来都像“(212)-503-4111”，那么就开始输入。到第二个单元格时，Excel应该识别出模式并显示它认为您需要的内容。只需按回车键就可以使用它们。

这适用于数字、名字、日期等。如果第二个单元格不能给你一个准确的范围，那就多输入一些——模式可能很难识别。然后转到数据选项卡，单击Flash填充按钮。看看这个微软教程(在新窗口打开)更多信息。

有比使用鼠标和拖动光标更快的方法来选择数据集，特别是在可能包含数十万行或列的电子表格中。单击要选择的第一个单元格并按住Ctrl + Shift，然后点击向下的箭头要获得下面一列中的所有数据，向上箭头键要得到以上所有数据，或者左箭头或右箭头获取一行中的所有内容(当然是向左或向右)。结合方向，你可以得到一整个列，以及左边或右边行中的所有东西。它只会选择有数据的单元格(甚至是不可见的数据)。

如果你使用Ctrl + Shift +结束时，光标将跳转到右下角有数据的单元格，选择中间的所有内容，甚至是空白单元格。因此，如果光标位于左上角的单元格(A1)，那么一切都完成了。

Ctrl + Shift + *(星号)可能更快，因为它将选择单元格的整个连续数据集，但将在空白单元格处停止。

假设您有一列名字，从第一列到最后一列，但是您想用两列来区分它们。选择数据，然后在数据TAB(在顶部)单击文本到列。选择用分隔符(基于CSV数据值的空格或逗号)或固定宽度分隔它们。当所有数据都塞进第一列，但用固定数量的空格或句号分隔时，使用固定宽度。其余的就像魔术一样，对某些数字有额外的选择。

你有一堆行。你希望它们是列。反之亦然。一个细胞一个细胞地移动会让你发疯的。复制该数据，选择选择性粘贴，查看转置盒，并单击“确定”粘贴到不同的方向。列变成行，行变成列。

出于某种原因，您可能不得不在工作表中的单元格中反复编写相同的内容。这是痛苦的。只需单击整个单元格集，可以拖动光标，也可以在单击每个单元格时按住Ctrl键。在最后一个单元格上输入，然后点击按Ctrl + Enter(不是单独输入)-你输入什么到每个单元格选择。

这也适用于公式，并将更改单元格引用以适用于其他单元格所在的行/列。

假设你有很多十进制格式的数字，你想用百分比表示。问题是，数字1不应该是100%，但这是Excel提供给你的，如果你点击百分比样式按钮(或点击Ctrl-Shift - %)．

你希望这个1是1%所以要除以100。这就是Paste Special的用武之地。

首先，在单元格中输入100并复制它。然后，选中所有要重新格式化的数字，选择选择性粘贴，按“分“单选按钮，然后。炸药爆炸了:你已经把数字转换成百分比。显然，这也适用于即时加减乘数。

您可以将图形放在Excel图表的任何元素中。任何元素。每个酒吧、一块馅饼等等，都可以支撑自己的形象。例如，上面的饼图上有一个南达科他州的州旗(通过选择切片，使用系列选项飞出菜单，选择“图片或纹理填充)，再加上一个嵌入的PCMag标志(放在插入标签的图片按钮)．你甚至可以用"没有填满“这导致了那片缺失的肉。

剪贴画可以剪切并粘贴到一个元素上——美元钞票用来显示花了多少钱，水滴用来支付管道费用，诸如此类。混合和匹配太多的图形元素会让你无法阅读，但你所拥有的选项是值得进行一些数字修补的。在你使用它们之前，让你的常驻平面设计师检查一下。

Excel的图表种类比吉米·卡特的还要多，但要找到最适合你的演示的默认图表几乎是不可能的。值得庆幸的是，Excel自定义所有图形的能力堪称典范。但是当你不得不这样做的时候再保险创造一个，那是痛苦的。其实不必如此。将原始图表保存为模板。

一旦图表完善了，右键单击在上面。选择另存为模板．在默认的Microsoft Excel模板文件夹中保存具有CRTX扩展名的文件。一旦完成，应用模板就是蛋糕。选择要绘制图表的数据，转到插入选项卡,点击推荐的图表，然后所有的图表Tab和模板文件夹．在“我的模板”框中，选择要应用的模板，然后单击好吧．

有些元素，比如图例和标题中的实际文本，除非它们是所选数据的一部分，否则不会被翻译。您将获得所有的字体和颜色选择，嵌入式图形，甚至系列选项(如投影或发光围绕图表元素)。

当你的工作簿中有多张基本布局相同的表格时，比如季度或年度报表，这种方法叫做3D Sum。例如，在单元格B3中，您总是有相应周的金额。

在工作簿中的新工作表上，转到单元格并键入公式，如=sum('Y1:Y10'!B3)。这表明所有标题为Y1到Y10(即10年的价值)的表格都有一个SUM公式(相加)，并查看每个表格中的单元格B3。结果将是所有10年的总和。这是制作参考不断变化的数据的主电子表格的好方法。

隐藏一行或列很容易——只需单击字母或数字标题，右键单击，然后选择“隐藏”。(您可以通过一次选择任意一侧的列，右键单击并选择“取消隐藏”来取消隐藏)。但是，如果您只想隐藏一小部分放置不方便的数据，但仍然希望能够使用该怎么办?一件容易的事。突出显示单元格，右键单击并选择格式的细胞．在标签数量在顶部，转到类别选择"自定义键入三个分号(；；；)。单击OK。现在这些数字看不见了，但你仍然可以在公式中使用它们。

你典型的Excel工作簿——你正在工作的文件——可以加载大量的工作表(每个工作表由底部的一个选项卡指示，你可以命名)。如果需要，可以隐藏工作表，而不是删除它，使其数据不仅可以用于参考，而且还可以用于工作簿中其他工作表上的公式。右键单击底部工作表选项卡并选择隐藏．当你需要再次找到它时，你必须去视图选项卡在顶部，点击取消隐藏，并从弹出的列表中选择工作表名称。

还有一个“视图”选项卡菜单上的“隐藏”按钮在顶部。当你点击它时会发生什么?它隐藏了整个工作簿你使用。看起来你关闭了文件，但Excel仍在运行。关闭程序时，它会询问是否要将更改保存到隐藏工作簿。当你打开文件时，Excel会显示一个空白的工作簿，直到你再次单击“取消隐藏”。

当您取消隐藏整个工作簿时，您可能会看到列出了您不知道已隐藏的工作簿:Personal。XLSB文件。这实际上是Excel为你创建的个人工作簿;每次Excel启动时，它都会以隐藏工作簿的形式打开。使用它的原因?宏．

当您创建宏时，它不会在默认情况下跨您创建的每个电子表格工作(就像在Microsoft Word中那样)—宏绑定到创建它的工作簿。但是，如果您将宏存储在个人。XLSB,它将在你所有的电子表格文件中，随时保持可用。

诀窍是，当你在“存储宏”字段中记录宏时，选择“个人宏工作簿”。(通过打开“开发人员”选项卡来记录宏文件选项卡中,选择选项,点击定制的丝带，然后在主要的标签箱,检查开发人员,点击好吧．)

关于数据透视表已经有很多书了。它们是你庞大数据集合的总结，使你更容易根据参考点解析信息。例如，如果你有所有学生全年所有考试的全部成绩，数据透视表可以帮助你把范围缩小到一个月的一个学生。任何拥有大数据的人都应该使用它们(先制作原始数据的副本来使用)。

要创建一个，请检查所有列和行是否都按应有的方式命名，然后选择数据透视表在插入选项卡．更好的是，试试推荐的数据透视表选项，看看Excel是否能为你选择合适的类型。或者试试PivotChart，它创建了一个包含图表的数据透视表，以使其更容易理解。

看着大量的数据，想知道重点在哪里?谁的分数最高(或最低)，前五名是什么，等等?Excel的条件格式将做的一切，从把一个边界周围的亮点，以颜色编码整个表。它甚至会在每个单元格中建立一个图表，这样你就可以一眼看到数字范围的顶部和底部。(上图中，数字最高的是快速的绿色，最低的是停顿的红色，两者之间有一个光谱。)使用highlights Cells Rules子菜单创建更多规则来查找内容，例如包含特定单词字符串的文本、重复的日期、重复的值等。甚至还有大于/小于选项，这样你就可以比较数字的变化。

创建供他人使用的电子表格?如果您想要创建一个选择的下拉菜单，以便在特定的单元格中使用(这样它们就不会搞砸了!)，这很容易。突出显示单元格，转到Data选项卡，并单击数据验证．在“允许”下:“选择”列表然后在“Source:”字段中，输入一个列表，选项之间用逗号分隔。或者，单击Source字段旁边的按钮，然后返回到同一工作表中选择一个数据系列——这是处理大型列表的最佳方法。你可以稍后隐藏这些数据，它仍然可以工作。数据验证也是一种限制输入数据的好方法——例如，给出一个日期范围，人们不能在您指定的日期之前或之后输入任何日期。您甚至可以创建他们将看到的错误消息。

Excel可以非常容易地截取桌面上任何其他打开程序的屏幕截图，并将其插入工作表中。去看看插入选项卡上,选择截图，你会看到一个下拉菜单，显示所有打开程序的缩略图。选择一个来插入全尺寸图像。根据您的需要调整它的大小。

35年前，在Office套件的世界里，把Excel中的数据放入Word或PowerPoint的想法是令人兴奋的。今天，这没什么。无论您使用的是数据单元格还是完整的图形图表，都可以复制并粘贴到另一个程序中。需要注意的是，这是一个“-”和“-”的连接嵌入如果你改变了电子表格中的数据，它也会在Word DOC或PowerPoint PPT中改变。如果你不想要这个，把它粘贴成图形。使用Word自己的粘贴专用工具。或者，当从Excel中获取它时，转到家选项卡在顶部，选择复制菜单，并使用复制为图片选择。然后你可以将图形粘贴到任何程序中。

在编写公式时，通过单元格的位置引用单元格，例如A1。如果你复制一个公式并将其粘贴到下一个单元格中，Excel将移动引用的单元格，因此它将显示为A2。为了防止移位，请使用美元符号($)。输入$A1，并将其剪切并粘贴到一个新单元格，例如，这可以防止列(a)的移位;$1防止行(1)的移位，$A$1防止复制公式时任何方向的移位变化。

当您在一大堆公式中使用单个单元格时，这很方便。假设所有数都除以100。你可以用=(A1/100)这样的公式，但这意味着你不能轻易地改变整个100。将100放在单元格B1中，并使用=(A1/B1) -但当你剪切和粘贴它时，它变成=(A2/B2)，然后=(A3/B3)，等等。$修正了:=(A1/$B$1)可以向下一行剪切和粘贴，但$B$1引用永远不会改变的问题。然后，您可以根据需要在单元格中更改100的值，以试验其他更改。

如果您不确切知道要将哪些信息应用于Excel中的数据，请尝试“快速分析”菜单快速浏览选项。选择数据并单击快速分析出现在右下角的方框。你会得到一个弹出菜单，选项快速应用条件格式，创建图表，处理总数，显示火花线，等等。

Excel和其他伟大的软件一样，有许多出色的快捷键。下面是一些最好的。

Ctrl +;-插入今天的日期。
Ctrl + Shift +:-插入当前时间(冒号是时钟读数中的时间，比如12:00)。
Ctrl + Shift + #-更改日期的格式。
Ctrl + 5-对单元格中的文本应用删除。
Ctrl + 0—隐藏当前列。
Ctrl + 9-隐藏当前行。
Ctrl + F6-在打开的工作簿之间切换(即在不同的窗口中打开Excel文件)。
Ctrl +”-这是重音符号，在1键上方。此组合将在工作表中切换视图以显示所有的公式。
Ctrl+PageUp或PageDown-在当前打开的工作簿中的工作表之间快速切换。
F2-开始编辑当前选定的单元格(比双击快得多)。
Shift + F10打开你所在单元格的右键菜单。

在电子表格中有数字，你想要快速计算，而不需要去一个新的单元格，并为工作创建一个SUM公式?Excel现在提供了一种快速的方法。点击第一个单元格，按住Ctrl键，并单击第二个单元格。看看状态栏在底部，你会看到为你计算的单元格的总和。

保持你的手指在Ctrl上，并点击尽可能多的单元格，状态栏将继续显示所有单元格的总和。(单击内容为字母/单词的单元格，它将被忽略。)更好的方法是，右键单击状态栏以获得自定义状态栏菜单，您可以选择添加其他可以像这样快速计算的元素，例如查看您单击了多少单元格的平均值或计数(或数值计数，即您单击了多少单元格实际上有数字)。

在电子表格中处理大量数据集可能很困难，特别是当你向上/向下或向左/右滚动时，行和列可能很难跟踪。如果您有一个标题行或列，其中第一行/列有一个描述符，那么有一个简单的技巧。您可以冻结它，以便在滚动时，该行和/或列(或多个行和/或列)不会移动。

去视图选项卡寻找冻结窗格．您可以轻松地冻结顶部行(选择冻结顶部行)或第一列(选择冻结第一列)．您可以通过单击B2上的单元格并进行选择来同时完成这两项操作冻结窗格．这就是它的乐趣所在——选择任何其他单元格，并冻结它上面和左边的所有窗格。例如，选择单元格C3，上面的两行和左边的两列将不会滚动。你可以在上面的截图中看到，由暗色的网格线表示。

当你想摆脱冻结时，你可以选择解冻窗格菜单上的。

电子表格可能非常庞大，您可能不得不同时与电子表格的不同区域进行交互，例如从顶部到底部一遍又一遍地剪切和粘贴信息。如果是成千上万的细胞，那么滚动可能会让你感到恶心。或者，您可以在桌面上打开第二个窗口，显示完全相同的电子表格视图。很容易。在视图选项卡,点击新窗口．您也可以点击安排所有以一种适合你的方式在屏幕上排序。你可以看到它们水平排列在上面。然后，在一个窗口中的单元格中键入一些内容，您可以看到它出现在另一个窗口中。如果你有双显示器，这个技巧尤其方便。

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