(图片来源:FG Trade / Getty Images)
尽管一些人认为COVID-19大流行正在逐渐结束，但新闻中的新变种强调了它将继续甚至变得更糟的可能性。这使得企业很难让员工无限期地呆在家里，这就是为什么许多公司开始实施至少部分重返办公室的措施。挑战在于如何在回报工作场所与保障员工安全之间取得平衡。
由于这种情况在现代没有先例，高管和物业经理们正在学习，并在新工具可用时加以利用。除了更一般的高额的工具在美国，许多公司还使用空间管理工具来帮助对抗病毒。这种软件往往是更通用的设施管理平台的一个子集，但自从冠状病毒转变为大流行以来，一些软件制造商已经为这种情况专门构建了空间管理工具。
什么是空间管理软件?
空间管理软件本质上是一个广泛的跟踪和规划解决方案。不同于一般资产管理然而，这些工具在应用程序中跟踪给定属性中的所有内容，这意味着它们可以处理大量复杂的信息。从建筑平面图到资产标签和人员信息，空间管理工具可以让物业经理鸟瞰任何物业的运行或安装情况，以及资源的运行情况。通常，这可以是一个办公套件，也可以是整个校园，然后这个工具应该允许经理深入到任何需要调整的区域。
由于能够处理各种各样的数据，空间管理供应商可以相当容易地添加专门用于解决大流行病相关问题的新功能。大多数主要的重点是在现场保持有效的员工队伍，同时仍然保证这些人的安全。作为流程的一部分，您需要考虑建立新的最大入住率阈值，并找到执行这些阈值的方法。你还需要考虑与员工保持最小的安全距离;和某种形式的积分接触者追踪．
然而，由于这种情况变化无常，供应商之间几乎没有一个标准的特性集。你需要仔细研究每个解决方案，并将其与你重返工作岗位的要求进行比较，这样你才能确定它是否适合你的需求。遵循下面的六个步骤，您不仅可以规划出您的回归办公室需求，还可以了解您的空间管理工具需要做些什么来提供帮助。在那之后，检查我们的顶级玩家供应商列表的能力匹配。
1:测量员工人数
这只是指计算出当前允许有多少人进入你的空间，因为这些数字可能与大流行前相比已经发生了变化。要了解目前的情况，可以查看当地市政网站的指导信息。例如，PCMag.com的主要办公室在纽约市，市政府在那里发布了一系列的指导方针和文件像这样的(在新窗口打开)帮助企业安全复工。遵循这些指导方针至关重要，因为包括纽约在内的许多城市都对复工公司进行抽查，以确保员工的安全。
一旦您知道您的空间允许有多少人进入，下一步就是按照业务工作流来确定谁可以进入需要在办公室完成工作。一些团队可能在家就能很好地工作，而另一些团队则从一起呆在一个单独的空间中受益更多。这些人是谁，他们什么时候应该在一起工作，他们应该在哪里聚集，这些都是每个企业各自的决定。但在不知道答案的情况下，你无法推进空间管理。
2:制定一个保持社交距离的平面图
一旦你的员工门槛设置好了(记住，这是指谁和什么时候)，你就可以建立一个新办公室的地图，坚持安全的社交距离。这是空间管理工具发挥作用的地方，因为它们可以将您的办公室平面图的CAD图像导入到单个办公桌级别。然后，你需要绘制出每个员工工作的位置，并确保无论谁在那里，每个人都保持适当的安全距离。
有些公司会在动态层面上处理这个问题，简单地允许员工在办公室预留时间，给他们分配任何空闲的办公桌空间，并保持足够的距离。一旦您达到最大入住率，预订系统将拒绝新的请求。然而，在标准办公室中，这种方法在短期内可能并不经常有效。这是因为除了保持彼此之间的最小安全距离外，大多数指导方针，包括美国疾病控制与预防中心的指导方针，还强调尽量减少员工可以接触的区域和物品。
换句话说，最好把安妮的办公桌只留给安妮，而不是根据一天或一周的时间让不同的员工轮流使用。管理人员将需要参考他们的工作流数据。谁需要在办公室和安妮一起工作才能让她高效工作?你很可能会安排轮班的员工和团队一起到现场，并给他们固定的空间分配。幸运的是，空间管理软件可以使这项任务更加易于管理。
3:设计签到流程
即使你建立了完全固定的员工轮班制度，你仍然需要为来上班的员工实现登记流程。这一过程究竟需要什么取决于两个主要因素:当地政府的要求(如果有的话)，以及收集跟踪和维持社交距离计划所需的数据。
一些空间管理工具将有助于专用功能，如联系人跟踪。这些可以内置于应用程序中。其他则依赖于集成，通常是第三方联系人跟踪或基于大厅的访问控制系统。
4:监控设施和工作资源
合作是企业重返办公室的一个关键原因。然而，这意味着共享的不仅仅是空间。会议室、厨房、浴室和等候区只是共享空间的几个例子。打印机，物理文件和文件柜，IP语音(VoIP)电话，以及专门的设备，如医院的急救车或零售店的急救车销售点(POS)系统是共享资源的例子。
您的工作流程分析练习的一部分必须是了解谁需要访问空间或设备以及何时需要访问。如果您还制定了一个计划，在这些共享资源被使用后如何对它们进行清理，这将会有所帮助。空间管理软件具有跟踪资产的能力，可以帮助分配共享空间和办公资产。然而，消毒过程将需要分开。幸运的是，大多数当地政府的安全指南都会包括如何最好地完成这一步的信息，所以先去那里检查一下，然后和你的设施团队一起制定正确的计划。
5 .建立分析
在保持安全的社交距离时，仅仅建立一个特定办公室轮班的人员名单是远远不够的，尤其是从当地安全指导方针的角度来看。大多数企业需要在其所在城镇或城市政府允许其重新开业之前证明合规，因此收集必要的数据是不可避免的。阅读当地的指南，了解你需要收集的最少信息。然后与您的设施经理一起决定您可能需要的超出该阈值的额外数据。毕竟，我们的目标不是简单地重新开业，而是要安全地重新开业，这样你就可以保护员工及其家人。
当然，主要的数据点包括始终知道谁在工作、什么时候在哪里工作。但是这些数据的粒度可能会有所不同。例如，您是否需要确切地知道在任何给定的时间谁在办公室，或者您只是需要一份当天上午谁进入大楼的签到表?你是需要一张桌子的地图，以及谁应该坐在桌子上，还是需要一幅实时的图片，显示在任何给定的时间谁坐在哪里?
空间管理工具将以不同的方式收集数据。由于分析很重要，这将成为供应商之间的关键区别。虽然他们还没达到全力以赴的水平商业智能(BI)工具，所有这些解决方案都提供了某种形式的报告，而且它们也应该有一种简单的方法来导出数据。
更高级的条目则是推销视觉分析，通常是基于平面图的，但远不只是一张地图。根据供应商的不同，您可以使用楼层平面图来跟踪员工的存在情况，在组(特别是部门)中重新分配员工，并通过各种透镜跟踪“热点”区域，如员工数量、任务和时间切片。
然而，这里要考虑的重要一点恰恰是如何这些数据将被收集起来。你想达到的指标越深越高级，你需要应用的技术就越多。大多数工具主要依赖于员工下载应用程序到他们的智能手机，但有些将需要额外的软件或物理令牌，这些将需要分发和管理。在承诺之前，一定要让你的销售代表为你列出所有这些选项。
6:未来的轮班管理
大多数管理人员都认为，即使疫情消退，我们在工作习惯方面看到的“新常态”在很大程度上也可能保持不变。但这是否意味着对太空管理软件的需求将消失?office espace Software的首席执行官大卫·科奇亚拉(David Cocchiara)并不这么认为。
他说:“在疫情最严重的时候，我们做了大量工作，增加了新功能。”这包括增加对轮班计划的支持，并修改预约系统，使其适用于办公桌轮用制。但科奇亚拉认为，这是一项积极的长期投资，因为正如他所说，“灵活的座位可能是大多数员工未来与办公室相处的方式。”
混合工作模式将让员工每周在家工作两到三天，甚至更多，这意味着公司无法为不上班的员工保留个人办公桌。在这种情况下，办公桌预订系统(如OfficeSpace和下面列出的许多其他供应商提供的系统)就成为了必备工具。
科奇亚拉从他的OfficeSpace客户那里观察到的趋势将混合工作分为三个基本场景。他说:“许多大公司都要求员工完全回到办公室，而另一些公司则把办公成本完全放在了房地产成本上。”“这些公司希望将办公地产成本降低10%、20%，甚至30%，他们首先会担心这个问题，其次才是员工适应环境的问题。我们称他们为‘建筑师’。”
然后他引用了一个他称之为“游牧民族”的群体。这些公司也在寻求节省成本，但这是基于员工文化，而不是财产成本。他们将用6个月或更长时间来观察员工如何适应混合工作，然后再决定如何处理办公空间。最后是“远见者”。
“这类公司包括ShopifyCocchiara说。“他们决定只进行远程办公，并关闭了所有的办公室，只留下几个用于会议或短期工作的办公室。”
无论你的业务属于哪一类，空间管理平台在未来仍然是必要的。你还需要在一些事情上保持聪明改变计划还有棘手的问题员工监测适合在家工作的人。
但无论选择的工具或执行的工作，这里的一个关键要点，以及在每种情况下都需要处理的任务是数据收集。这些工具，尤其是那些进行空间管理的工具，必须共享适当的数据以保证员工的安全。所以要弄清楚这些数据对你的组织来说是什么，然后确保你所有的工具都有助于收集和分析。
我们在下面列出了空间管理领域的顶级玩家。其中许多都提供数据收集功能和其他混合工作功能，但在购买之前需要仔细评估。
Condeco Desk Management
Condeco提供了两个主要解决方案，桌面管理(在新窗口打开)会议室管理。希望在大流行之后或期间安全返回办公室的公司将主要关注桌面管理工具。在这方面，该公司表示将坚持四个主要功能支柱。
首先，它希望降低工作空间密度，这是让员工之间保持安全距离的基本机制。它的平面规划软件可以让你在员工之间创建新的空间，并让员工快速共享他们的工作空间预订。其次，Condeco还希望通过让管理人员添加预订阈值来管理您的整体空间和容量。他们还可以设置工作场所事件的自动通知。
第三个功能集更直接地针对COVID-19，因为它是一套相对较新的工具，旨在使工作场所的消毒过程更容易。这不仅包括日程安排，还包括经理和员工的清洁状态通知。最后，Condeco声称它有联系人追踪功能，但买家应该知道这是基于预订系统的。这意味着它不是一个主动跟踪工具，雇主无法看到员工在办公室每分钟的行程。但是，如果仅仅知道某一天谁在办公室就足以满足你的联系人追踪需求，那么Condeco有一个巧妙的解决方案，应该适用于大多数中型企业或企业。
FlexWhere
FlexWhere来自荷兰一家名为Dutchview的公司。然而，这项服务主要在英国销售。FlexWhere标榜自己是一个简单的空间管理和办公桌轮用的工具，主要是为了应对日益增长的办公需求混合动力工作客户。
在办公桌轮用制方面，FlexWhere满足了大多数企业需要的所有条件。预订可以在网上进行，也可以通过专用的移动应用程序进行苹果iOS而且谷歌安卓．该应用程序有一个交互式的平面图，可以为特定的桌子添加描述，比如有两个显示器或站立式办公桌。预订也可以扩展到会议室，FlexWhere声称它可以与你目前正在使用的任何会议室预订(如果有的话)集成。因此，您将获得所有保留的办公室资源的一个控制台视图。
FlexWhere在其管理应用程序中还有一套完整的分析系统，包括随时间变化的办公室占用率、取消和未赴约，以及资源的受欢迎程度。后者使用热图方式交付，经理可以看到哪些办公桌和会议室使用得最多。您还可以实时查看占用率，并设置占用率阈值，如果超过这些限制，FlexWhere将向您的管理员和用户发送警告邮件。
实时视图也是FlexWhere的抗corona工具包的一部分。这些功能似乎主要是关于执行办公桌之间的距离规则，但FlexWhere让这个过程变得非常简单。你可以在热点图上看到这些界限，并从预订系统中“关闭”特定的桌子，以强制执行最小距离。但是，尽管你可以向员工传达距离信息，FlexWhere除了查看员工在特定时间的位置之外，没有任何联系人跟踪功能。
OfficeSpace
OfficeSpace(在新窗口打开)为那些希望让员工安全返回办公室的人提供了一个令人印象深刻的全功能响应。首先，它有一个简单的定价和部署方法。另一方面，虽然它的主要附加值是允许客户通过灵活的办公桌和座位安排来管理安全距离，但它还添加了一种算法，可以根据管理人员设置的新阈值，立即重新安排您的平面图。这使得假设场景快速而简单。
它还允许您设计完整的办公室场景，其中包括上面提到的座位数据，还包括共享的工作区域和共享的资产，例如办公室打印机、专用设备，甚至只是洗手液站的位置。该公司还包含了一个围绕智能表单生成器(称为Safeguard)构建的签到流程。这让经理可以建立一个输入表单，不仅可以从每个员工那里收集他们需要的数据，还可以监控这些数据以获得快速响应和隐私参数。最后，该公司还将其平面规划技术与可视化目录集成在一起，让员工和经理实时查看谁坐在办公室的哪个位置。
罗宾(在新窗口打开)从设施的角度来看，在空间管理方面是一个众所周知的名字，它利用这种品牌认知度来吸引寻找安全重返工作岗位工具的客户。其核心软件组件包括办公桌预订、会议室和共享工作空间调度。
这些功能是Robin自己软件的一部分，但是通过与Openpath(在新窗口打开)．这家公司是一家无钥匙门禁和控制系统的制造商，客户可以用它来构建智能门禁和预订系统。这一合作关系意味着员工可以通过Robin预订他们的办公桌或空间，但随后他们还会获得一个用于值机流程的Openpath智能徽章。这个徽章向经理保证员工已经安全签到，也让他们知道谁在办公室，他们在哪里。
该系统允许灵活的座位安排，这些细节可以由经理根据工作日或班次定制固定座位，甚至多个固定安排。Robin还添加了动态的“寻路”功能，这意味着员工可以在办公室的任何地方规划不同的路线，这样他们就可以确保尽可能少地接近人。
Skedda
澳大利亚Skedda(在新窗口打开)类似于Teem(下图)，因为它首先是一个空间预订系统，而不是一个房地产设施管理系统，后者是为了应对大流行而使用预订功能。
Skedda勾选了大多数关键的空间预订框，它还添加了一些额外的功能。预订日历有多个查看选项，具体取决于您是想按日期还是按空间组织。它也可以通过移动设备访问，但不是通过专用的Android或iOS应用程序，只是一个定制的、响应式的网络体验。
一个突出的特点是Skedda的平面图。Skedda不只是吸收办公室的CAD文件，然后简单地将其显示为静态的应用程序内图像，而是将其转换为交互式视图，让用户和管理人员可以近乎实时地查看您的空间是如何分配的。只需使用一个简单的滑动条，就可以在从预订模块获取数据的同时调整日期和时间。移动滑块，地图会自动更改，显示该时间片的占用率和可用性，一键访问预订。这不仅是一个很酷的视图，这也意味着许多用户在使用应用程序时永远不需要超过这个。不过，Skedda将CAD文件转化为这种体验需要一点时间，所以在购买之前一定要获得一个时间表。
您还将在Skedda中发现一些不太常见的特性。最有用的可能是单点登录(SSO)。这将允许用户使用Facebook、谷歌、Microsoft 365或Twitter上的企业凭证或id登录到应用程序和自助预订模块。它还有一个在线支付模块，这是管理商业场所的客户的一个要求，但它对在办公室场景中使用Skedda的公司来说意义不大。
你在Skedda中找不到的是人的追踪。根据预约数据，你可以非常清楚地看到谁在任何给定的时间在办公室，但这个系统不会在员工进入办公室后跟踪他们。
SpaceIQ
SpaceIQ(在新窗口打开)是另一个空间管理工具，它深深植根于房地产管理。虽然它向客户提供了COVID-19资源，但这些资源主要集中在使用SpaceIQ绘制社会安全的平面图上。
就基于功能的COVID-19应对措施而言，SpaceIQ重点关注灵活的办公桌预订和空间规划。对于办公桌轮用制(该公司称之为酒店)，有一个相当全面的工具集，包括调度应用程序的应用集成，完整的预订系统，以及移动应用程序支持。空间规划允许直接与预订系统以及平面图设计工具相关联的可用空间清单。如果您正在寻找一组专门的访问控制功能或与大流行安全问题直接相关的更深入的分析，则可能缺乏这种功能。
Tango空间管理
Tango空间管理(在新窗口打开)是Tango综合物业管理组合的一部分。然而，尽管Tango的软件选择很多，但它主要面向有经验的设施管理人员。所以，如果你是一个有更普遍需求的客户，或者你是设施管理的新手，你可能会面临一些学习曲线。这不仅会扩展到使用产品，还会准确地了解您需要购买哪些Tango软件稳定组件。
在空间管理方面，Tango涵盖了所有基本功能，包括基于平面图的工作流管理、占用和利用数据以及空间分配和调度。该公司非常专注于分析，因此如果您正在寻找这一领域的深度定制，Tango不仅可以提供技术，还可以提供必要的专业服务专长。
由iOffice提供
由iOffice提供(在新窗口打开)与您将遇到的大多数其他空间管理解决方案略有不同，因为它最初是一个办公桌热备工具，而不是设施管理平台。因此，该公司非常注重实现轮用办公桌文化，并将其COVID-19解决方案框架置于此模型之上。
从短期来看，像疾控中心这样的组织实际上不鼓励办公桌轮用制，因为它让员工在办公室里移动太多，这可能不会让每个客户都满意。然而，从长期来看，请记住，一旦大流行结束，目前针对COVID-19所采取的许多“新常态”措施预计将成为永久性的。这意味着办公室里的员工更少了，因此“热门”空间分配将成为许多经理的首要愿望。
对于他们来说，Teem提供了一个出色的办公桌和房间预订系统，该系统集成了Microsoft Outlook和类似的调度工具。此外，还有一个自助服务亭可供选择，例如，用户可以在大厅的共享屏幕上预订一张桌子。这些员工可以看到谁已经在那里了，他们坐在哪里。
Teem还专注于分析，使用引擎对整体办公室利用率以及逐个空间(甚至逐个办公桌)的占用进行分析。这包括数据点，比如每个员工如何利用你的空间，这在长期轮班和工作流管理中非常有用。
乌玛的书
Uma总部位于英国，专门为商业房地产经理提供智能建筑工具。虽然它有几个工具，但其主要的空间管理应用程序是Uma Book。因为它是为管理会议室、停车位和其他办公资源的预订而开发的，所以Uma很容易将其调整为管理办公桌共用。
为了让自己与众不同，这款应用主要专注于与最流行的办公效率平台集成谷歌的工作空间而且微软365并充分利用其移动和网络界面。如果你想让你的用户经历一个标准的预订过程，甚至语音预订，这些都支持聊天机器人交互，这样就可以在没有任何界面的情况下进行预订。
该应用程序还可以通过谷歌和微软日历应用程序管理预订，还可以将数据导出到商业智能(BI)工具。这将让办公室管理员不仅知道谁在哪里，什么时候，而且还可以汇总信息，以洞察本地资源的使用情况(停车场，打印机等)，以及动态平面图更新，以便您可以根据不同的情况快速重新安排您的办公室。
公司需要你的办公室平面图的CAD图像。但在导入之后，Uma以可定制的格式重新渲染应用程序，该格式可在web上、移动设备上或作为3D虚拟演练使用。您甚至可以保存过去和未来的平面图，以便更容易地预测诸如办公桌间距、会议室容量或本地资源利用率等信息。
《Wisp》作者:Gensler(在新窗口打开)是一个综合平台，具有针对COVID-19返回办公室的多种功能。对某些人来说，唯一的缺点是这必然会使它成为一个相当复杂的工具，这意味着它需要时间和计划来部署。而且，这可能也会在软件预算中产生相当大的影响。
然而，撇开这些潜在的问题不谈，对于那些不仅需要员工空间管理，而且还需要在任何人踏入办公室之前提供全面规划过程的中型或大型公司来说，Wisp绝对值得仔细研究。
Wisp的平面图工具可以提供多种建议的座位配置，但与OfficeSpace的内部算法不同，您需要与Gensler设计专业人员合作来生成这些平面图。一旦你的计划完成了，Wisp包含了一个办公桌的登记过程。签到时的数据将提供给可能需要这些数据的客户，以便与其他平台集成或执行分析。
一旦员工返回工作岗位，Wisp有一个调查引擎来收集员工的反馈并管理期望。此外，该公司还提供了办公室内跟踪功能，这样经理们就可以在员工回到办公室后获取他们的行为数据。
